Pasos fundamentales para una mejora continua

La adaptación de técnicas de dirección y gestión dentro de la abogacía puede enriquecer la profesión. Personalmente pienso que el ejercicio de la abogacía debería de llevar implícita la vocación y una especial sensibilidad hacia la responsabilidad social corporativa. La agilización[1] de los procesos de trabajo puede dotar al abogado de los recursos necesarios que le permitan obtener un retorno económico y una satisfacción como agente de cambio social. Sin embargo, este proceso de cambio, en la manera en la que se ejecutan los servicios jurídicos, no es un camino fácil, no por el uso de herramientas, alguna de ellas mejor o peor adaptadas de otros sectores, sino por los necesarios cambios metodológicos y de configuración de las firmas respecto a como hasta ahora era lo “normal”.

Existen otros muchos factores que influyen sobre los citados cambios, pero que exceden el ámbito de la gestión, entrando en terrenos como los de la política y la macroeconomía. En este artículo nos centraremos en las claves a nivel operativo donde podemos encontrar un buen punto de partida.

Tener una “fotografía retocable” de nuestra firma a partir de un correcto análisis de los procesos, tareas, y recursos que participan en el funcionamiento de ésta es un buen punto de partida para darnos cuenta de las tareas o subprocesos optimizables para mejorar la eficiencia en términos económicos y de servicio al cliente. Busca dónde se acumulan los expedientes y localizarás las prioridades sobre las que actuar. El cuello de botella principal va a condicionar el resto del proceso de trabajo hagamos lo que hagamos.

Análisis de procesos (Clic para ampliar)

No todas las firmas tienen el mismo cuello de botella. Algunas lo pueden tener en la capacidad de captación de cliente debido a un sistema retributivo que no se adapta a los objetivos, otra lo puede tener a nivel operativo a la hora de la “producción” de los materiales escritos, incluso podemos encontrar firmas en las que su cuello de botella se debe a la falta de oferta de recursos adecuados para prestar el servicio (por ejemplo, una firma que requiera de abogados procesalistas bilingües en chino). La dificultad en el sector jurídico reside en que, en muchas ocasiones, no podemos reducir la falta de capacidad al número de productos que una maquina es capaz de procesar en un determinado tiempo, los factores humanos son mucho más complejos de tratar.

No obstante, deberíamos contar con herramientas que nos permitan dimensionar los recursos para la satisfacción de todos los componentes principales de nuestro “modelo de negocio”, pues no existe un mercado jurídico único el que responder con un modelo estándar. Podríamos decir que existe un ‘Universo Jurídico’ que se divide en mercados con necesidades, algunas comunes, y otras totalmente diferentes que los caracterizan.

Matriz RACI de asignación de responsabilidades y recursos (Clic para ampliar)

La capacidad total del sistema, en relación con la cadena de valor en el ciclo de prestación del servicio, nos dan la relación entre lo externo a la firma, lo que valora el cliente, y lo que internamente podemos hacer por aportarle valor donde lo necesita y/o va a percibir como “algo por lo que pagar”. Porque debe de existir un intercambio de valor, a veces no económico, por ambas partes, si no la relación va a tender a deteriorarse.

Cadena de Valor y sistema Kanban de trabajo procesal (Clic para ampliar)

Por último, las funciones jurídicas especializadas seguirán siendo realizadas por un abogado con los conocimientos necesarios, sin embargo existe otra multitud de funciones paralegales que, además de completar la cadena de valor del servicio, pueden liberar al abogado de tareas transversales a la captación y la ejecución.

Ciclo de prestación de servicio y picos de valor añadido para el cliente (Clic para ampliar)

Definitivamente, estas medidas aportan otro valor al sector y es la asunción de otras funciones por parte de abogados (Directores de Proyecto, Responsable de Experiencia del Cliente, Expertos en Procesos y Productividad, etc.), con la formación y experiencia necesaria, dando salida a otro de las principales problemáticas existentes: la superpoblación de abogados ejercientes en nuestro país.

El papel todo lo aguanta, ahora es necesario ocuparse y dejar de preocuparse por el futuro.

[1] Utilización de métodos ágiles de dirección de proyectos.

 

ATRÍCULO PUBLICAD ORIGINALMENTE EN EL BLOG DEL CONSEJO GENERAL DE ABOGACÍA ESPAÑOLA

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