La gestión del proyecto con el cliente más importante: nuestra firma

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 Lo que no se puede definir, no se puede medir, lo que no se puede medir no se puede mejorar, y lo que no se puede mejorar eventualmente se deteriora. lord Kelvin

 Un barco tiene que tener velas pero también algo más importante aún: un timón que lo dirija, por ese motivo cada vez es más importante dotar de habilidades de dirección a los abogados para que puedan gestionar su despacho de manera eficiente y rentable. Gestionar empresarialmente el despacho consiste en la transformación de las decisiones en acciones, con el fin de optimizar la rentabilidad a corto y largo plazo.

El socio/s directores del despacho tienen una función fundamental de management: coordinar, motivar y animar a todas las personas de forma dirigida y coordinada para que estas a su vez hagan las veces de gestores de su propia área y puedan participar en la toma de decisiones respecto a ella.

El control de gestión implica un conjunto sistematizado de procedimientos, métodos y formas que configuran un estilo y cultura en la firma y una forma de  dirección de los despachos. Para poder llevarlo a cabo es necesario aprender a delegar funciones y que todas las personas del despacho estén involucradas en ello.

Métodología

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Implementar este sistema de dirección y de trabajo parte de varias etapas:

  1. Establecer los objetivos a todos los niveles de responsabilidad de la firma.

En primer lugar aquellos que son a largo plazo y que definimos con un sistema de planificación y control  estratégico y que se refieren a aspectos corporativos como: fines generales, estructura organizativa u organigrama, calidad de los servicios…

Por otro lado los objetivos a corto plazo que tienen que ser coherentes y complementarios a los anteriores.

  1. Cuantificar dichos objetivos por medio de un presupuesto económico.

Para ello debemos constituir la cuantificación y periodificación de los objetivos estratégicos y tácticos a largo y corto plazo. Todo ello en base de un modelo de despacho a nivel económico previamente definido.

  1. Controlar y evaluar periódicamente el grado de cumplimiento.

De nada sirve establecer objetivos, cuantificarlos, periodificarlos en el tiempo si después no revisamos y controlamos lo realizado.

  1. Tomar las decisiones correctoras oportunas.

De nada nos sirve optimizar procesos internos en el despacho si luego las herramientas que diseñamos no son útiles para la toma de decisiones empresariales y por supuesto el fin último: ser más rentables.

Es aquí donde realmente toma importancia el sistema de gestión y los sistemas de información que tenemos para conseguir que:

-La información sea objetiva, fiel y suministrada en el tiempo oportuno.

-La información sea completa, es decir, que no se limite únicamente a aspectos internos, ni a conceptos económicos o financieros sino también organizativos.

Herramientas para el control interno

– La estructura organizativa: a la hora de diseñar o revisarla tenemos que tener en cuenta que esta debe ser capaz de reflejar el proceso de creación de valor de nuestro servicio, que será lo que le impulse al cliente a contratarnos.

– El modelo económico nos sirve para poder identificar, analizar y evaluar la responsabilidad o las funciones de cada persona, los procesos y las actividades con el objetivo de detectar debilidades en la gestión y ayudar en la toma de decisiones.

– El control presupuestario del presupuesto que hubiéramos asignado previamente y por tanto la expresión cuantitativa y cualitativa de los objetivos del despacho respecto a diferentes áreas como, I+D, marketing, recursos humanos…

– El control interno de los procesos o conjunto de actividades ordenadas que tienen como fin un resultado.

– El cuadro de mando. Nos da una visión global de la gestión

En el despacho tenemos que tener en cuenta, como decía aquel anuncio de automóviles, que la potencia sin control de nada nos sirve. ¿Por qué entonces no planteamos nuestra gestión interna como lo que realmente es? Un proyecto con el cliente más importante, nosotros mismos.

 

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